Ausfuhrlieferungen bei BIT-SOMMER – So funktioniert es
Was ist eine Ausfuhrlieferung?
Als Ausfuhrlieferung bezeichnet man eine Lieferung von Waren, bei der die Ware das Steuergebiet der Bundesrepublik Deutschland verlässt und entweder in ein anderes EU-Mitgliedsland (innergemeinschaftliche Lieferung) oder in ein Land außerhalb der Europäischen Union (Drittland) gelangt.
Solche Lieferungen können unter bestimmten Voraussetzungen von der deutschen Umsatzsteuer befreit sein. Diese Steuerbefreiung gilt jedoch nicht automatisch – sie ist an strenge gesetzliche Voraussetzungen und Nachweispflichten geknüpft.
BIT-SOMMER ist als Lieferant verpflichtet, alle Voraussetzungen zu prüfen und zu dokumentieren. Wir bitten Sie daher, die nachfolgenden Prozesse genau zu beachten, da wir andernfalls die Umsatzsteuer selbst schulden würden.
Teil 1: Innergemeinschaftliche Lieferung (Zielland innerhalb der EU)
Rechtsgrundlage: § 4 Nr. 1b i.V.m. § 6a UStG
Voraussetzungen
Damit eine Lieferung steuerfrei als innergemeinschaftliche Lieferung abgerechnet werden kann, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein:
- BIT-SOMMER und der Kunde sind jeweils umsatzsteuerlich registrierte Unternehmer.
- Der Kunde verfügt über eine gültige USt-IdNr. seines EU-Mitgliedsstaates.
- Die Ware gelangt tatsächlich und physisch in einen anderen EU-Mitgliedsstaat.
- Die Lieferung dient dem unternehmerischen Zweck des Kunden.
Schritt-für-Schritt-Ablauf
Schritt 1 – Vor der Bestellung: USt-IdNr. mitteilen
Teilen Sie uns Ihre gültige USt-IdNr. mit. Wir sind gesetzlich verpflichtet, diese vor jeder steuerfreien Lieferung zu überprüfen (Bestätigungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern). Ohne gültige USt-IdNr. kann keine steuerfreie Rechnung ausgestellt werden.
Schritt 2 – Rechnungsstellung
Liegen alle Voraussetzungen vor, stellen wir die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus. Die Rechnung trägt den Hinweis: „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b i.V.m. § 6a UStG" sowie Ihre USt-IdNr. und unsere USt-IdNr.
Hinweis: In Ihrem Heimatland sind Sie als Erwerber verpflichtet, den innergemeinschaftlichen Erwerb in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung anzumelden und zu versteuern (sogenannte Erwerbsbesteuerung).
Schritt 3 – Transport und Gelangensnachweis
Wir benötigen einen Nachweis, dass die Ware tatsächlich in Ihrem EU-Land angekommen ist (sogenannte Gelangensbestätigung gemäß § 17b UStDV). Dieser Nachweis kann wie folgt erbracht werden:
- Option A (Versand durch BIT-SOMMER): Wir übernehmen den Versand und erhalten den Nachweis über den Transportunternehmer (z.B. Tracking-Beleg, CMR-Frachtbrief mit Empfangsbestätigung).
- Option B (Abholung durch Sie oder Ihren Spediteur): Sie stellen uns nach Ankunft der Ware eine unterzeichnete Gelangensbestätigung aus. Diese muss enthalten: Ihren Namen und Anschrift, die Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, den Ort und Monat des Erhalts im EU-Ausland, sowie Ihr Ausstellungsdatum und Ihre Unterschrift.
Wichtig: Ohne diesen Nachweis müssen wir die Umsatzsteuer nachträglich einfordern.
Teil 2: Ausfuhrlieferung in ein Drittland (Zielland außerhalb der EU)
(z.B. Schweiz, Ukraine, Vereinigtes Königreich, USA usw.)
Rechtsgrundlage: § 4 Nr. 1a i.V.m. § 6 UStG; UStDV §§ 8, 9, 13
Hier unterscheiden wir zwei Fälle:
Fall A: BIT-SOMMER übernimmt den Versand (Versendungsfall)
Dies ist der unkompliziertere Fall. Wir beauftragen einen Spediteur oder Versanddienstleister, wickeln die Ausfuhranmeldung über das elektronische ATLAS-Zollsystem ab und erhalten den elektronischen Ausgangsvermerk (amtliche Bestätigung des Warenausgangs aus dem EU-Zollgebiet) direkt.
Ablauf:
- Sie erteilen uns den Auftrag und teilen uns die vollständige Lieferadresse sowie alle für die Zollanmeldung nötigen Angaben mit (Warenbezeichnung, Zolltarifnummer, Warenwert).
- Wir stellen die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus mit dem Hinweis: „Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1a i.V.m. § 6 UStG".
- Wir wickeln die Ausfuhranmeldung ab und archivieren den Ausgangsvermerk als Nachweis.
- In Ihrem Land fallen ggf. Einfuhrabgaben und lokale Steuern an – diese liegen in Ihrer Verantwortung.
Fall B: Sie holen die Ware selbst ab und transportieren sie aus (Abholerfall)
Dies ist der rechtlich anspruchsvollere Fall und kommt vor, wenn Sie oder Ihr Fahrer die Ware bei uns oder an einer deutschen Lieferadresse abholen und anschließend selbst ausführen.
Ablauf:
Schritt 1 – Bestellung und Vorbereitung
Teilen Sie uns bei der Bestellung mit, dass Sie die Ware selbst abholen und in Ihr Heimatland ausführen werden. Wir benötigen von Ihnen:
- Ihren vollständigen Firmennamen und Ihre Geschäftsadresse im Drittland,
- Ihre lokale Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikation,
- eine Bestätigung, dass die Ware für Ihr Unternehmen bestimmt ist.
Schritt 2 – Rechnungsstellung bei Abholung
Da die Ausfuhr zum Zeitpunkt der Abholung noch nicht bestätigt ist, stellen wir die Rechnung zunächst mit deutscher Umsatzsteuer aus. Die Steuerbefreiung kann erst in Kraft treten, wenn der Ausfuhrnachweis bei uns vorliegt.
Schritt 3 – Ausfuhranmeldung durch Sie (Pflicht!)
Sie sind als ausführende Person verpflichtet, vor dem Verlassen des EU-Zollgebiets eine Ausfuhranmeldung beim zuständigen Zollamt aufzugeben. Dies geschieht in Deutschland über das elektronische ATLAS-System.
Je nach Warenwert gilt:
- Bis 1.000 Euro und bis 1.000 kg: vereinfachte mündliche oder formlose Zollanmeldung möglich (an der Ausgangszollstelle).
- Ab 1.000 Euro oder 1.000 kg: elektronische Ausfuhranmeldung über ATLAS erforderlich – diese sollte vorab erledigt sein.
Nach der Ausfuhr erhalten Sie vom Zoll den elektronischen Ausgangsvermerk – die amtliche Bestätigung, dass die Ware das EU-Zollgebiet verlassen hat.
Schritt 4 – Nachweis an BIT-SOMMER übermitteln
Senden Sie uns den Ausgangsvermerk so schnell wie möglich zu, spätestens jedoch innerhalb von vier Wochen nach der Ausfuhr. Mögliche Übermittlungswege:
- Per E-Mail als PDF-Scan oder Dateiexport aus dem ATLAS-System,
- per Post als Ausdruck (unterschrieben).
Schritt 5 – Rechnungskorrektur und Umsatzsteuerrückerstattung durch BIT-SOMMER
Nach Eingang des Nachweises:
- stornieren wir die ursprüngliche Rechnung durch ein Korrekturdokument,
- stellen eine neue Rechnung ohne Umsatzsteuer aus,
- erstatten Ihnen den Umsatzsteuerbetrag per Banküberweisung.
Die steuerliche Korrektur nehmen wir gemäß § 17 UStG in dem Voranmeldungszeitraum vor, in dem der Nachweis bei uns eingegangen ist.
Was passiert, wenn kein Nachweis geliefert wird?
Ohne gültigen Ausfuhrnachweis können wir die Steuerbefreiung nicht anwenden. Die ursprünglich ausgewiesene Umsatzsteuer bleibt in diesem Fall geschuldet und wird weder erstattet noch gutgeschrieben. Eine Nachlieferung des Nachweises ist grundsätzlich möglich, solange der Steuerfall noch nicht abschließend geprüft wurde.
Wichtige Hinweise
- BIT-SOMMER ist ausschließlich im B2B-Bereich tätig. Alle vorstehenden Regelungen gelten daher für Unternehmerkunden.
- Die Steuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen ist gesetzlich streng geregelt. Abweichende Praktiken anderer Lieferanten entbinden uns nicht von unseren eigenen gesetzlichen Pflichten.
- Bei Fragen zu Ihren Zollanmeldepflichten empfehlen wir die Auskunftsstellen der deutschen Zollverwaltung unter www.zoll.de.